为了提高学校基本建设档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校发展建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和工程项目备案要求，结合我校实际，特制定本规定。
一、工程竣工档案是工程建设项目从立项到工程竣工决算所涉及的全部文件和资料，档案管理应按《中华人民共和国档案法》和工程项目备案要求，实行集中统一管理，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
二、处基建档案管理实行专人负责，建立健全建设项目档案，严格按规定收集、整理、归档，形成完整的建设项目工程档案，并及时移交学校档案管理部门；工程竣工验收一年内，项目负责人配合并督促施工单位完成工程结算，经省、市审批的新建项目应向城建档案管理部门移交建设项目档案。凡属重要工程项目及经常使用的档案资料（如施工合同、竣工图等）应备份一份在处档案室。
三、档案管理人员应与项目负责人做好档案移交交接手续,及时整理各项目归档的资料，按项目、按专业、按类目分类，做到各项目资料完整、清楚、易查。
四、档案管理人员在整理档案过程中，发现有缺漏的应及时告知并督促项目负责人做好基建文件材料的收集、整理工作，及时归档。
五、凡属重要工程项目，应在施工合同中明确要求施工单位必须以U盘报送一套完整的与纸质档案完全一致的电子档案（含全套竣工图纸）。文件最终的存储格式为PDF格式，扫描件质量要求参照《福州市城市建设档案馆建设工程档案
扫描件质量标准》。
六、项目工程管理过程中形成的各类档案材料原则上不外借。本校单位如需外借应由借阅单位开具介绍信并加盖公章，写明借阅材料内容、借阅人员名字、联系方式，并约定归还日期。外单位借阅材料需经处分管领导审批同意后方可出借。查阅、借用档案应保证档案资料完好无损。为防止档案资料丢失、缺损，在资料文件的接收、查阅、出借、归还等过程中，必须有严格的登记制度。
七、档案管理人员应做好档案资料的防火、防盗、防潮、防虫、防尘工作，以延长档案的使用寿命。在发生丢失、被盗及其他严重情况时，应立即向处主要领导汇报，并主动采取补救措施。
附件：
1.工程项目城建档案馆归档资料汇总表1
2.工程项目城建档案馆归档资料汇总表2
